Arbeitszeit zu Auftrag erfassen
In kalipzo kann jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeiten erfassen. Die erste Voraussetzung hierfür ist, dass der Mitarbeiter angelegt ist.
Arbeitszeit direkt einem Auftrag zuordnen
Damit die Kosten der Arbeitszeit in die Kostenrechnung mit einfließen kann, muss ein Dummy-Lieferant angelegt werden, in dem die kalkulatorischen Kosten als Kostensatz hinterlegt werden. Analog für die km-Pauschale.
Dienstleistung, die dem Kunden berechnet werden soll
Hierzu müssen zuerst Dienstleistung(en) angelegt werden, die mit der Variablen ARBEITSZ, für zu berechnende Arbeitszeit belegt werden müssen. Die Mengeneinheit in der Dienstleistung muss eine Zeit (Stunde, Minute, o.ä.) sein.
Um über die Zeiterfassung die gefahrenen km direkt in einen Auftrag zu übermitteln, muss eine Dienstleistung mit der Variable KMPAUSCH angelegt werden. Die Einheit hierbei muss „km“ sein.
Erfassung der Arbeitszeit
Rufen Sie Betriebsverwaltung/Zeitwirtschaft/Zeiterfassung Mitarbeiter/Arbeitsstunden eintragen auf.
Erfassen Sie Ihre Personalnummer und drücken Sie Enter. Das Feld ab Datum können Sie nutzen, um die Übersicht der bereits erfassten Zeiten einzuschränken. Standardmäßig ist dieses mit dem Anfang des aktuellen Monats vorbelegt. Drücken Sie nochmals Enter.
Es erscheint die Übersicht der im gewählten Zeitraum bereits erfassten Arbeitszeiten des Mitarbeiters. Klicken Sie auf Neue Eingabe.
Falls Ihnen die Auftragsnummer nicht bekannt ist, lassen Sie das Feld Auftr./Fallnr. leer. Anderenfalls geben Sie die Nummer direkt ein. Drücken Sie Enter.
Geben Sie nun das zu erfassende Arbeitsdatum ein. Drücken Sie Enter.
Es werden nun alle offenen Aufträge angezeigt, denen Sie die Arbeitszeit zuordnen können.
Sie können hier gezielt nach einer Kundennummer suchen, indem Sie Selektion Kundennr. klicken.
Wissen Sie die Kundennummer nicht, so können Sie die Suche nach Kundenname verwenden.
Wählen Sie nun den Auftrag aus, auf dem die Arbeitszeit berechnet werden soll, indem Sie den Auftrag anklicken (er ist nun blau hinterlegt) und nun auf Auftrag auswählen klicken.
Falls die Arbeitszeit auf einem bereits erledigten Auftrag erfasst werden soll, klicken Sie bitte auf Auch erledigte Aufträge anzeigen. Sie erkennen die erledigten Aufträge am Status ab 71.
Nun können Sie alternativ die Arbeitszeit Von und Bis erfassen (hierbei berechnet kalipzo die Arbeitsstunden) oder die Arbeitsstunden direkt eingeben.
Das Feld Tätigkeit ermöglicht Ihnen, Ihre Tätigkeit in 30 Zeichen zu erläutern. Es kann jedoch auch frei bleiben. Als Artikelnummer müssen Sie die Nummer der Dienstleistung erfassen, die berechnet werden soll. Geben Sie die Nummer ein, wenn Sie die wissen, oder drücken Sie Enter, wenn 0 in dem Feld steht, dann werden Ihnen alle verwendbaren Dienstleistungen (Alle mit der Variable ARBEITSZ) angezeigt.
Sie können nun die Suche nach Bezeichnung verwenden oder nach einer Artikelnummer suchen. Wählen Sie durch Klicken und mittels des Buttons Dienstleistung auswählen die richtige Dienstleistung aus.
Drücken Sie nun Enter.
Kilometer erfassen
Geben Sie nun die Fahrt in km ein.
ACHTUNG! Diese sollten Sie im Falle einer Mehrfachbesetzung eines Fahrzeuges nur einmal eingeben, da die Kosten dann nur einmal entstehen.
Wissen Sie die Dienstleistungsnummer für die km, dann geben Sie diese nun ein. Ist Ihnen diese unbekannt, drücken Sie Enter. Gibt es mehrere Dienstleistungen mit der Variable KMPAUSCH, dann werden diese nun angezeigt.
Wählen Sie nun die gewünschte Dienstleistung durch Klicken aus (sie ist nun blau hinterlegt) und klicken auf Dienstleistung auswählen.
Gibt es lediglich eine in Frage kommende, dann wird diese automatisch übernommen, wenn Sie Enter drücken.
Nun können Sie einen weiteren Aufwand für dieselbe Mitarbeiternummer und denselben Auftrag erfassen.
Möchten Sie das nicht, drücken Sie bitte ESC.
Die so eingegebenen Positionen sind nun auf dem Auftrag mit dem Status 31 zu finden.
Zur Abrechnung des Auftrages siehe Rechnung erstellen.
Die Arbeitszeit wurde nun in den Auftrag übernommen. In der Übersicht, können Sie in der vorletzten Spalte erkennen, auf welcher Position im Auftrag die Zeit erfasst wurde.
Siehe hierzu Auftragserfassung.
Die über die Zeiterfassung erfassten Positionen sind nun im gewählten Auftrag als neue Positionen mit dem Status 31 gespeichert.
Über den Button Position bearbeiten können Sie nun noch den Verkaufspreis und/oder den Positionstext ändern. Die Änderung der Menge sollte nur in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, da dies die Zeitabrechnung nicht beeinflusst. Stattdessen sollte die Änderung in der Zeiterfassung erfolgen. Solange die Position im Auftrag noch nicht abgerechnet ist, wird diese Position dann auch im Auftrag geändert.
Dienstleistungen zur internen Kostenrechnung
kalipzo bietet die Möglichkeit, die nicht zu berechnenden Arbeitszeiten und km zur Nachkalkulation im Auftrag zu erfassen.
Hierzu müssen zuerst Dienstleistung(en) angelegt werden, die neben der Variable „ARBEITSZ“ auch mit dem Sonderkennzeichen „I“, für interne Arbeitszeit belegt werden müssen.
Um über die Zeiterfassung den km Aufwand direkt in einen Auftrag zu übermitteln, muss eine Dienstleistung mit der Variable KMPAUSCH angelegt werden. Damit diese km nicht auf der Rechnung erscheinen, jedoch in die Kalkulation einfließen, benötigt diese Dienstleistung das Sonderkennzeichen „I“.
Erfassung der Arbeitszeit ohne Berechnung
Siehe Erfassung der Arbeitszeit mit Berechnung.
Einzig, die Dienstleistungsnummer muss sowohl die Variable „ARBEITSZ“ als auch das Sonderkennzeichen „I“ beinhalten.
Nach Erfassung der Zeit, erscheint diese nicht auf dem Auftrag.
Sie können diese jedoch in der ersten Zeile der Kalkulation in der Auftragserfassung erkennen.
Erfassung der km ohne Berechnung
Analog zur Erfassung der km mit Berechnung, wählen Sie nun die Dienstleistung der km zur internen Berechnung.
Aufwand nach Fallnummern erfassen
Diese Art der Zeiterfassung ist nur bei wenigen Kunden freigeschaltet, da diese sehr speziell ist.
Hierzu müssen zuerst Fälle angelegt werden.
Siehe hierzu die separate Anleitung Aufwand nach Fallnummern erfassen.