Storno einer Rechnung
Es gibt zwei Wege, um Rechnungen zu stornieren.
Ist es eine 1:1 Beziehung zwischen Auftrag und Rechnung, sprich: Es existiert genau ein Auftrag mit genau einer Rechnung, dann nehmen Sie bitte diesen Weg.
In den meisten Fällen dürfte jedoch ein Auftrag in mehreren Rechnungen oder mehrere Aufträge auf einer Rechnung stehen. Dann wählen Sie bitte diese Anleitung.
Rechnung direkt stornieren
Nur Rechnungen, die aus einer 1:1 Beziehung zwischen Auftrag und Rechnung bestehen können über die fakturierten Rechnungen storniert werden:
Rufen Sie Auftragsabwicklung/Rechnungen/fakturiert auf.
Suchen Sie nun die gewünschte, zu stornierende Rechnung. Nutzen Sie dazu Selektion nach Kundennr., Selektion nach Rech.nr. oder Selektion nach Datum.
Haben Sie die zu stornierende Rechnung gefunden, so klicken Sie auf Rg. stornieren.
Liegt der Rechnung ein Auftrag mit nur einer Position zu Grunde, so wird die Rechnung nun wie folgt storniert:
Wählen Sie das Stornierungsdatum. Hier wird das Datum der Rechnung vorgeschlagen. Ändern Sie dieses oder bestätigen Sie dies mit Enter.
Bestätigen Sie die Daten mit Enter.
Die Gutschrift wird erstellt. Sie können diese wie gewohnt drucken oder per E-Mail versenden.
Ist die Rechnung beispielsweise aus einem Dienstleistungs-Vertrag entstanden oder sind in dem Auftrag mehrere Positionen vorhanden, so steht diese Möglichkeit nicht zur Verfügung. Es folgt die Fehlermeldung, dass „Weitere Auftragspositionen vorhanden“ sind.
Um hier eine Gutschrift zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:
Storno einer Rechnung, deren Auftrag mehrere Positionen umfasst
Gehen Sie dazu in die offenen Aufträge unter Auftragsabwicklung/Angebots- u. Auftragsbearbeitung/nach Status und Kostenstelle.
Nehmen Sie gegebenenfalls Einschränkungen beim Auftragsstatus, der Kostenstelle und der Anzeige ab Auftragsnummer vor.
Suchen Sie mithilfe der Buttons Selekt. Kundennr, Selekt. Kd.namen oder Selekt.Bestellnr. den betreffenden Auftrag heraus, klicken diesen an und gehen auf Positionen bearbeiten.
Wählen Sie die zu stornierende Position aus. Diese ist nun blau hinterlegt.
Wählen Sie nun Position stornieren.
Wählen Sie das Stornierungsdatum. Vorgegeben wird das aktuelle Datum.
Es folgt eine Warnung:
Die Bemerkung darf hier nicht geändert werden! Nur ergänzen ist möglich. Dies jedoch nur am Ende nach dem vorhandenen Text einfügen. Hier könnte gegebenenfalls der Grund der Stornierung erfasst werden.
Hier können Sie den Liefertermin eingeben. Drücken Sie anschließend Enter. Da hierbei eine Rücknahme (bei lagergeführten Artikeln) erzeugt wird, geben Sie bitte den Termin ein, zu dem die Ware wieder in das Lager zurückkommt.
Nun können Sie den passenden Lieferschein auswählen, auf dem die Rücknahme erscheinen soll. Klicken Sie diesen an (er ist nun blau hinterlegt) und wählen Sie Lieferschein auswählen. Diese Auswahl erscheint nur, wenn mehrere Lieferscheine desselben Kunden mit derselben Lieferadresse zur Auswahl stehen.
Geben Sie nun das Rechnungs-Datum ein, für welches die Gutschrift erstellt werden soll.
In diesem Beispiel ist bereits eine andere Position für denselben Kunden zum Storno vorbereitet. Sie können nun entscheiden, ob die weitere Position auf demselben Dokument erscheinen soll (Rechnung auswählen) oder ob dieses Storno auf einer separaten Rechnung erstellt werden soll (Neue Rechnung anlegen).
Lieferschein bearbeiten
Durch das Storno der Positionen ist mindestens ein Lieferschein entstanden. Damit diese:r nicht auf ewig in den zu bearbeitenden Lieferscheinen steht, gehen Sie in die Auftragsabwicklung/Lieferscheine/in Bearbeitung und führen Sie den Lieferschein aus.
Gutschrift erstellen
Haben Sie alle zu stornierenden DL-Vertrags-Positionen so bearbeitet, gehen Sie in Auftragsabwicklung/Rechnungen/In Bearbeitung.
Sie haben nun die Möglichkeit, vorab einen Probedruck zu machen, um eventuelle Fehler zu erkennen und zu beheben. Sie können dann noch den Text bearbeiten und/oder die Positionen anzeigen.
Sollten Änderungen in der Position nötig sein, so gehen Sie erneut in den Auftrag und ändern die Position ab.
Stimmen die Daten, können Sie die Fakturierung ausführen.
Wählen Sie das Stornodatum und die anderen Daten. Drücken Sie anschließend F2.
Ist der Lieferschein noch nicht bearbeitet, erfolgt eine Warnung:
Führen Sie dann anschließend unbedingt noch den Lieferschein aus.
Die Gutschrift wird nun erstellt und kann wie gewohnt versendet, gedruckt oder gespeichert werden. Falls die Originalrechnung nie an den Empfänger gesendet wurde, reicht es natürlich, das Storno dazu erstellt zu haben, damit die Offene Postenliste bereinigt ist.
Storno einer Rechnung aus einem Dienstleistungsvertrag
Muss eine Rechnung aus einem DL-Auftrag storniert werden müssen, so geht dies nur positionsweise über den Auftrag.
Dies begründet sich damit, dass aus einem DL-Auftrag viele Rechnungen entstehen.
Sie erkennen Aufträge aus Dienstleistungsverträgen an der Bemerkung #DL#.