Auslagen Kasse

Diese Möglichkeit wurde geschaffen, damit Barentnahmen aus einer Portokasse direkt vom/von dem/der Mitarbeiter:in gebucht werden können. Diese/r soll jedoch nur Zugriff auf die Portokasse(n) haben und nicht auf andere Konten.
Voraussetzung hierzu ist ein Kassenkonto mit der Variablen „BARKASSE“. Siehe hierzu Konten anlegen.
Im Gegensatz zu anderen Variablen, darf diese mehrfach vorkommen, da anhand dieser lediglich geprüft wird, ob beim aufgerufenen Konto diese Variable hinterlegt ist. Ist dies nicht so, wird das Konto nicht angezeigt.

Auslage buchen

Gehen Sie in das Menü Betriebsverwaltung/Buchung Auslagen.

Das aktuelle Geschäftsjahr wird vorgegeben. Wählen Sie nun die Kontonummer für die Portokasse (diese muss vorab angelegt worden sein!).

Die Anzeige ab wird nun mit dem Anfang des Jahres vorbelegt. Eine Änderung ist nicht nötig, es sei denn, es wird unübersichtlich.

Drücken Sie Enter.

Nun können Sie die neue Buchung eingeben.

Zur Eingabe siehe Eingangsrechnung buchen.

Als Sollkonto sollte bestenfalls bereits das korrekte Aufwandskonto verwendet werden.
Es wird jedoch dringend angeraten, die Buchungen auf diesen Konten durch eine Fachkraft zu überprüfen.

Häufig benötigte Sollkonten

 

Beispiel Tankquittung

Wählen Sie das Sollkonto 4500/6500. Das Habenkonto ist das bereits ausgewählte Portokassen-Konto (in diesem Beispiel ist es das Konto 1601/SKR 04).

Geben Sie entweder den Bruttobetrag ein, der auf dem Beleg steht. Dann bleibt das Feld Betrag ist auf brutto. Anderenfalls können Sie auch den Nettobetrag erfassen. Dann ändern Sie das Feld Betrag ist auf netto.

ACHTUNG! In KALIPZO müssen unterschiedliche Umsatzsteuersätze separat gebucht werden.
Falls also sowohl der ermäßigte Steuersatz als auch der volle Steuersatz auf dem Beleg sein sollte, buchen Sie die Beträge einzeln! Gegebenenfalls gibt es auch noch Beträge ohne Mehrwertsteuer (Porto beispielsweise).

Die Deb./Kred.Nr. kann in diesem Fall mit 0 belegt werden. Lassen Sie das ? in dem Feld, erscheint die Auswahlliste aller Debitoren und Kreditoren.

Als Adressat empfehlen wir, den Namen der Firma dem Beleg zu entnehmen.

Den Langtext belassen Sie auf Nein, es sei denn, Sie möchten einen längeren Text eingeben, dann können Sie hier ein Ja eingeben. Im weiteren Verlauf würde dann statt der Bemerk. (kurz) das längere Feld Bemerkung zur Verfügung stehen. 

Geben Sie die Belegnummer in der Bemerkung ein. Zusätzlich können Sie noch intern benötigte Informationen erfassen.

Im Bearbeitungshinweis könnte eine Frage an die Buchhaltung oder ein Hinweis hinterlegt werden. Diese sind durch die Fachkraft separat aufrufbar. Siehe Buchungen mit Bearbeitungshinweisen.

Das Fälligkeitsdatum ist bei der Buchung der Belege üblicherweise dasselbe wie das Buchungsdatum, da die Zahlung bereits erfolgte.

Das korrekte Mehrwertsteuerkennzeichen ist essenziell! Eine falsche Auswahl beeinflusst Ihre Möglichkeit, die Vorsteuer abzuziehen!

Das vorbelegte „?“ ruft die Liste auf.

Im Regelfall kommen hier nur die Kennzeichen 9 (Vorsteuer 19%), 8 (Vorsteuer 7%) oder 0 (keine MwSt.) in Frage.

Drücken Sie nun OK.

Es öffnet sich die interne Kontierung.

Die Kostenstelle ist üblicherweise voreingestellt. Bitte beachten Sie hierzu interne Vorgaben in Ihrer Firma.

Die Kostenart wird beim Speichern abgefragt. Der Betrag wurde anhand des Mwst.-Kennzeichens und des Betrages aus der Buchung errechnet und ist an dieser Stelle nur noch der Netto-Betrag. Die Bemerkung wurde aus der Buchung übernommen, kann aber geändert bzw. ergänzt werden.

Drücken Sie Enter. Es öffnet sich die Kostenarten-Liste.

Da diese Kostenarten individuell sind, folgt hier eine Liste, die Sie selbst füllen können:

 

Haben Sie die Kostenart ausgewählt, können Sie mittels des Buttons Verlassen die Buchung abschließen.

Bitte prüfen Sie in Ihrem eigenen Interesse den alten und neuen Saldo in der dritten Spalte der Übersicht.
Sollten Sie Differenzen feststellen, wenden Sie sich umgehend an Ihre/n Vorgesetze/n.

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