Mitarbeiter
Mitarbeiter anlegen
Zur Nutzung der Zeiterfassung, der Personalabrechnung sowie mancher Kassenfunktionen müssen die Mitarbeiter angelegt werden.
Wenn Sie die Mitarbeiterdaten nicht für eine Personalabrechnung verwenden, reicht eine rudimentäre Anlage des Mitarbeiters.
Gehen Sie hierzu ins Menü Personalverwaltung/Personalstammdaten.
Sie können hier die Liste nach Personalnr. oder nach Namen starten.
Die Personalnummern sind üblicherweise sechsstellig und starten mit einer 1.
Zur Neuanlage klicken Sie auf den Button Neuen MA anlegen.
Geben Sie zuerst die gewählte Personalnummer ein oder übernehmen Sie die vorgeschlagene. Durch Drücken von ENTER wird das Gültigkeitsdatum vergeben. Standardmäßig wird der 1. des aktuellen Monats vorgeschlagen. Dieses Datum kann bei Bedarf nun geändert werden.
Im Folgenden werden die nicht selbsterklärenden Felder erläutert.
Grundsätzlich gilt: Bei den meisten Feldern sind Tabellen hinterlegt. Diese Auswahltabellen erscheinen jedoch erst, wenn Sie die Stammdaten mit F2 speichern. Nach Eingabe der Grunddaten kommt die Nachfrage, ob Sie noch Daten zur Entgeltabrechnung eingeben möchten.
Nach Eingabe der Bemerkungen, muss nun mit F2 gespeichert werden. Es folgen zuerst die Auswahltabellen, der Mussfelder, die noch nicht ausgefüllt sind. Dann erst werden die Eingabemöglichkeiten für die Bankverbindungen freigeschaltet. Die umfangreichen Daten sind für die SV-Meldungen, die Meldungen ans Finanzamt und die Personalabrechnung zwingend nötig. Falls Sie diese Abrechnungen von einem Steuerberater machen lassen, so können Sie auf die meisten Angaben verzichten.
Kostenstelle: |
| Lieferantennummer |
| Nur bei Leiharbeitern. Hier muss die Lieferantennummer der Zeitarbeitsfirma hinterlegt werden. |
Wohnstaat: Für Deutschland gilt die 276. Diese ist vorbelegt. Es handelt sich um DIN ISO 3166 Codes. Falls Sie ein anderes Land auswählen möchten, können Sie dieses Feld auf 000 setzen und beim Speichern des Datensatzes erscheint die Tabelle mit den gültigen Codes. |
Iso Codes
| Gebiet zu Wohnort |
| Hier wird das Bundesland bzw. der Kanton eingegeben. |
| Ausweis-Nr. |
| Bei einer angeschlossenen einfachen Zeiterfassung muss hier die Nummer des verwendeten Ausweises erfasst werden. Es gibt auch die Möglichkeit, eine komplexere Zeiterfassung zu koppeln. Bitte sprechen Sie uns hierauf an, wenn Sie Bedarf haben. |
| Schlüssel |
| Dieses Feld ist rein informativ, um den Schlüssel anzugeben, den der Mitarbeiter erhalten hat. |
| Stempel |
| Dieses Feld ist rein informativ, um den Stempel anzugeben, den der Mitarbeiter erhalten hat. |
Haben Sie alle Felder ausgefüllt, drücken Sie nun F2. Es folgen die Tabellen der von Ihnen noch nicht ausgefüllten Felder. Anschließend können Sie die Daten zur Entgeltabrechnung erfassen.
Die folgenden Felder werden nur abgefragt, wenn Sie folgende Frage mit Ja beantworten.
| Familienstand |
| Rein informativ |
| Kinder |
| Hier muss die Anzahl der Kinder hinterlegt werden. Dies hat Auswirkungen auf die Pflegeversicherung. ACHTUNG! Diese Angabe kann sich vom Kinderfreibetrag unterscheiden. |
| Sachbezug |
| Hinterlegen Sie hier einen vereinbarten Sachbezug. |
| Anzahl Urlaubstage |
| Bei monatlicher Arbeitszeit hinterlegen Sie hier die Urlaubsstunden, ansonsten die Urlaubstage. |
| Beruf |
| Geben Sie hier ein, wofür der/die Mitarbeiter:in angestellt wurde. |
| Religion |
| AK = altkatholisch RK = römisch-katholisch EV = evangelisch IS = israelitisch SO = keine |
| Staatsangehörigkeit |
| Für Deutsch gilt die 276. Hier ist dieselbe Tabelle hinterlegt, wie beim Wohnstaat, da dieser durchaus von der Staatsangehörigkeit abweichen kann. (Tabelle vorhanden!) |
| Gebiet Arbeitsort |
| Tabelle vorhanden! Es handelt sich um das Länderkennzeichen nach ISO-Code 3166-2. |
| Versicherungsgruppe |
| Tabelle vorhanden! Einstufung nach Tarifvertrag o.ä. |
| Wöchentliche Arbeitszeit |
| Erfassen Sie entweder die wöchentliche Arbeitszeit oder die monatliche (s.u.). |
| Monatliche Arbeitszeit |
| Alternativ zur wöchentlichen Arbeitszeit kann auch eine monatliche erfasst werden. |
| Ausweisnr. |
| Bei Nutzung einer externen Stempeluhr, muss hier die passende Ausweisnummer erfasst werden. |
| Gleitzone - Übergangsbereich |
| Die Gleitzone, heute auch Übergangsbereich genannt, ist ein Bereich im Lohn, der zwischen einem Minijob und einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung liegt. Ändern Sie das Nein auf Ja, wenn diese bei dem MA vorliegt. |
| SV-Nr. |
| Hier wird die Nr. des Sozialversicherungsausweises eingegeben. Falls diese nicht vorhanden ist, tragen Sie hier bitte „neu“ ein. |
| SV-Gruppe |
Tabelle vorhanden
| Krankenkasse |
| Hier muss die Nummer der Krankenkasse des Mitarbeiters eingegeben werden. Ist diese noch nicht angelegt, folgen Sie der Anleitung für die Anlage der Krankenkasse. |
| SV-Schl. KV |
| 0 = nicht 1 = pflichtversichert 6 = pauschal 8 = privat 9 = freiwillig versichert |
| RV |
| 0 = nicht 1 = normal 5 = pauschal versichert (Minijob) |
| AV |
| 0 = nicht versichert 1 = pflichtversichert |
| PV |
| 0 = nicht pflichtversichert 1 = pflichtversichert 8 = privatversichert |
| TS Tätigkeit |
| Tabelle vorhanden. Tätigkeitsschlüssel nach TS2010 (5-stellig) |
| TS Schule |
| Tabelle vorhanden. Schlüssel Schulabschluss nach TS2010 |
| TS Ausbildung |
| Tabelle vorhanden. Schlüssel Ausbildung nach TS2010 |
| TS Zeitarbeit |
| 1 = Arbeitnehmerüberlassung NEIN 2 = Arbeitnehmerüberlassung JA |
| TS Vertrag |
| Tabelle vorhanden |
| PKV KV-B |
| Der Betrag für die private Krankenversicherung. Beihilfekonform |
| PKV PV-B |
| Der Betrag für die private Pflegeversicherung. Beihilfekonform. |
| Teilnahme U1 |
| Geben Sie hier ein JA ein, wenn Sie am U1 Verfahren teilnehmen. |
| Steuer-ID |
| Die Steuernummer des Mitarbeiters wird benötigt, um die Daten ans Finanzamt zu übertragen. |
| Steuerklasse |
| Die Steuerklasse kann bei Elster Online abgefragt werden. |
| Faktor Lohnst. |
| für die Lohnsteuerberechnung nach dem Faktorverfahren. |
| Kinderfreib. |
| Diese Zahl kann von der Anzahl Kinder, die für die Pflegeversicherung relevant sind, abweichen, da es hier um die steuerlich relevanten Kinder geht. |
| Mtl. Freibetr. |
| Wird über Elster abgefragt |
| Finanzamt |
| Das zuständige Finanzamt muss als Kreditor angelegt sein. Siehe auch: Kreditor anlegen. |
| AGS |
| Amtlicher Gemeindeschlüssel. Im Zweifel entnehmen Sie diese Angabe dem Statistischen Bundesamt. |
| Beitrag bAV 1 |
| Hier wird der Beitrag in € zur betrieblichen Altersvorsorge eingegeben. |
| Vers.Kasse 1 |
| Die Versicherungskasse muss als Kreditor angelegt sein. Siehe hierzu: Kreditor anlegen. |
| Beitrag bAV 2 |
| Hier wird der Beitrag in € zur betrieblichen Altersvorsorge eingegeben. |
| Vers.Kasse 2 |
| Die Versicherungskasse muss als Kreditor angelegt sein. Siehe hierzu: Kreditor anlegen. |
| Direktversicherung |
| Die Versicherungskasse muss als Kreditor angelegt sein. Siehe hierzu: Kreditor anlegen. |
| ABM-Nummer |
| Ist der Mitarbeiter mittels einer ABM-Maßnahme angestellt worden, dann muss hier die ABM-Nummer eingetragen werden. |
| Förderungsprozentssatz |
| Der Prozentsatz, den Sie vom Arbeitsamt für den Mitarbeiter erstattet bekommen. |
| Arbeitsagentur |
| Die erstattende Arbeitsagentur muss ebenfalls als Kreditor angelegt sein. Siehe hierzu: Kreditor anlegen. |
| Bemerkungen |
| Die Bemerkungen sind per se personenbezogen. Daher hat der betreffende Mitarbeiter ein Auskunftsrecht. Es stehen hier einhundert Zeichen zur Eingabe zur Verfügung. |
| Name der Bank ff. |
| Hier und in den folgenden Feldern wird zunächst die Bankverbindung des Mitarbeiters angegeben, auf die der Nettolohn überwiesen werden soll. Die Kontonummer und BLZ ist nicht mehr nötig. Hier und in den folgenden Feldern wird zunächst die Bankverbindung des Mitarbeiters angegeben, auf die der Nettolohn überwiesen werden soll. Die Kontonummer und BLZ ist nicht mehr nötig. |
| Bank für VL (1) ff. |
| Hier und in den folgenden Feldern wird die Bankverbindung für die Überweisung der vermögenswirksamen Leistungen hinterlegt. |
| Bank für VL (2) ff. |
| Dito. Sie können mit KALIPZO bis zu drei verschiedene VL pro Mitarbeiter hinterlegen. |
| Bank für VL (3) ff. |
| Dito. |