Briefe erzeugen
Aus der Kundenverwaltung heraus können Sie einen allgemeinen Brief erstellen.
Hierbei wird die ausgewählte Adresse übernommen.
Rufen Sie Betriebsverwaltung/Kundenverwaltung auf.
Sie können die Kundenverwaltung nach Firmenname, nach Nachnamen oder nach Kundennummern aufrufen.
Suchen Sie nun den gewünschten Kunden und klicken diesen an. Wählen Sie nun den Button Allgemeiner Brief aus.
Wählen Sie nun den Button Neuen Brief anlegen.
Sind bereits Briefe vorhanden, können Sie den Brief korrigieren oder den Brief kopieren. Der anschließende Vorgang ist analog dem des neu Erstellens.
Als Datum wird der aktuelle Tag vorgeschlagen. Dieses kann jedoch geändert werden.
Hier haben Sie die Möglichkeit eine Adressnummer auszuwählen, falls zu dem gewählten Kunden eine Zusatzadresse hinterlegt ist. Siehe hierzu auch Zusatzadressen.
Das Feld Sachbearbeiter ist mit dem Namen des angemeldeten Mitarbeiters gefüllt, kann jedoch ebenfalls geändert werden.
Die Absender Kostenstelle ist mit Ihrer Standard-Kostenstelle vorbelegt. Falls Sie mehrere Kostenstellen verwenden, können Sie hierüber die Adresse und/oder das Logo des Briefes steuern.
Um Briefe, die oft geschrieben werden, nicht jedes Mal neu zu tippen, können Sie eine Textvorlage erfassen und die Nummer Textvorlage hier einfügen. Diese Textvorlage kann nach Übernahme jeweils ergänzt oder angepasst werden.
Im Betreff erfassen Sie den Text, der dort auf dem Brief erscheinen soll.
Im Haupttext können Sie nun Ihren Brief erstellen.
Die Anrede wird automatisch anhand der Daten der gewählten Adresse erstellt. Daher starten Sie bitte direkt mit dem Text.
ACHTUNG! Aus technischen Gründen müssen alle Zeilenumbrüche mit zwei Backslashs eingegeben werden. Dann wird der Zeilenumbruch auch im Dokument angezeigt.
Die Grußformel sowie die Signatur wird mit den Daten aus der Firma vorbelegt, kann aber individuell geändert werden.
Wenn der Text fertig ist, drücken Sie nun F2, um das PDF erstellen zu lassen.
Der erfasste Text wird hier übernommen.
Die Ausgabe des Dokumentes erfolgt wie gewohnt. Siehe hierzu auch Ausgabe von Dokumenten.