--- title: PORTOKASSE AUSLAGEN KASSE url: "https://www.kalipzo.de/das-handbuch/verkauf/kasse/portokasse-auslagen-kasse/" date: 2021-08-30 modified: 2023-11-03 lastUpdated: 2023-11-03 --- # PORTOKASSE AUSLAGEN KASSE 1. [Home](https://www.kalipzo.de/) 2. [KALIPZO-Handbuch](https://www.kalipzo.de/das-handbuch/) 3. [MODULE](https://www.kalipzo.de/das-handbuch/module/) 4. [VERKAUF](https://www.kalipzo.de/das-handbuch/module/verkauf/) 5. [KASSE](https://www.kalipzo.de/das-handbuch/verkauf/kasse/) 6. PORTOKASSE AUSLAGEN KASSE Auslagen Kasse ---------------- Diese Möglichkeit wurde geschaffen, damit Barentnahmen aus einer Portokasse direkt vom/von dem/der Mitarbeiter:in gebucht werden können. Diese/r soll jedoch nur Zugriff auf die Portokasse(n) haben und nicht auf andere Konten. Voraussetzung hierzu ist ein Kassenkonto mit der Variablen „BARKASSE“. Siehe hierzu [Konten anlegen](https://www.kalipzo.de/das-handbuch/buchhaltung-stammdaten/konten/). Im Gegensatz zu anderen Variablen, darf diese mehrfach vorkommen, da anhand dieser lediglich geprüft wird, ob beim aufgerufenen Konto diese Variable hinterlegt ist. Ist dies nicht so, wird das Konto nicht angezeigt. ### Auslage buchen Gehen Sie in das Menü *Betriebsverwaltung/Buchung Auslagen*. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/e/0/csm_portokasse1_d6dad54dbe.png) Das aktuelle Geschäftsjahr wird vorgegeben. Wählen Sie nun die Kontonummer für die Portokasse (diese muss vorab angelegt worden sein!). ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/9/5/csm_portokasse2_0853649704.png) Die Anzeige ab wird nun mit dem Anfang des Jahres vorbelegt. Eine Änderung ist nicht nötig, es sei denn, es wird unübersichtlich. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/2/f/csm_portokasse3_85db5ce6a5.png) Drücken Sie *Enter*. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/5/0/csm_portokasse4_cf0148d5bc.png) Nun können Sie die *neue Buchung* eingeben. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/7/b/csm_portokasse5_f9aacab819.png) Zur Eingabe siehe [Eingangsrechnung buchen](https://www.kalipzo.de/das-handbuch/buchhaltung/buchung-eingeben/). Als *Sollkonto* sollte bestenfalls bereits das korrekte Aufwandskonto verwendet werden. Es wird jedoch dringend angeraten, die Buchungen auf diesen Konten durch eine Fachkraft zu überprüfen. #### Häufig benötigte Sollkonten | | SKR 03 | SKR 04 | Für Ihre Notizen | |---|---|---|---| | Fahrzeugkosten | 4500 | 6500 | | | Laufende Kfz Betriebskosten | 4530 | 6530 | | | Fremdfahrzeuge (Taxi, Bus) | 4570 | 6596 | | | Bewirtungskosten | 4650 | 6640 | | | Porto | 4910 | 6800 | | | Bürobedarf | 4930 | 6815 | | | Zeitschriften, Bücher | 4940 | 6820 | | | Sonstiger Betriebsbedarf | 4980 | 6850 | | | Werkzeuge und Kleingeräte | 4985 | 6845 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | #### Beispiel Tankquittung Wählen Sie das *Sollkonto* 4500/6500. Das *Habenkonto* ist das bereits ausgewählte Portokassen-Konto (in diesem Beispiel ist es das Konto 1601/SKR 04). ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/a/5/csm_portokasse6_d462b516e1.png) Geben Sie entweder den *Bruttobetrag* ein, der auf dem Beleg steht. Dann bleibt das Feld *Betrag ist* auf *brutto*. Anderenfalls können Sie auch den Nettobetrag erfassen. Dann ändern Sie das Feld *Betrag ist* auf *netto*. *ACHTUNG! In KALIPZO müssen unterschiedliche Umsatzsteuersätze separat gebucht werden. Falls also sowohl der ermäßigte Steuersatz als auch der volle Steuersatz auf dem Beleg sein sollte, buchen Sie die Beträge einzeln! Gegebenenfalls gibt es auch noch Beträge ohne Mehrwertsteuer (Porto beispielsweise).* ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/1/2/csm_portokasse7_2ecbef872c.png) Die *Deb./Kred.Nr.* kann in diesem Fall mit 0 belegt werden. Lassen Sie das ? in dem Feld, erscheint die Auswahlliste aller Debitoren und Kreditoren. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/2/0/csm_portokasse8_1cc70f2d9a.png) Als *Adressat* empfehlen wir, den Namen der Firma dem Beleg zu entnehmen. Den *Langtext* belassen Sie auf *Nein*, es sei denn, Sie möchten einen längeren Text eingeben, dann können Sie hier ein *Ja* eingeben. Im weiteren Verlauf würde dann statt der *Bemerk. (kurz)* das längere Feld *Bemerkung* zur Verfügung stehen. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/3/7/csm_portokasse9_bc8ed5bcc1.png) Geben Sie die Belegnummer in der *Bemerkung* ein. Zusätzlich können Sie noch intern benötigte Informationen erfassen. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/6/0/csm_portokasse10_c282ac2796.png) Im *Bearbeitungshinweis* könnte eine Frage an die Buchhaltung oder ein Hinweis hinterlegt werden. Diese sind durch die Fachkraft separat aufrufbar. Siehe [Buchungen mit Bearbeitungshinweisen](https://www.kalipzo.de/das-handbuch/buchhaltung/buchungen-nach-buchungsnummer/buchungen-mit-hinweisen/). ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/8/4/csm_portokasse11_f3c27379fb.png) Das *Fälligkeitsdatum* ist bei der Buchung der Belege üblicherweise dasselbe wie das Buchungsdatum, da die Zahlung bereits erfolgte. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/b/6/csm_portokasse12_71b569f87b.png) Das korrekte *Mehrwertsteuerkennzeichen* ist essenziell! Eine falsche Auswahl beeinflusst Ihre Möglichkeit, die Vorsteuer abzuziehen! Das vorbelegte „*?*“ ruft die Liste auf. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/3/0/csm_portokasse13_4f2985c666.png) Im Regelfall kommen hier nur die Kennzeichen *9 (Vorsteuer 19%)*, *8 (Vorsteuer 7%)* oder *0 (keine MwSt.)* in Frage. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/9/1/csm_portokasse14_6791eceefc.png) Drücken Sie nun *OK*. Es öffnet sich die interne Kontierung. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/0/2/csm_portokasse15_320f2cf72a.png) Die *Kostenstelle* ist üblicherweise voreingestellt. Bitte beachten Sie hierzu interne Vorgaben in Ihrer Firma. Die *Kostenart* wird beim Speichern abgefragt. Der *Betrag* wurde anhand des Mwst.-Kennzeichens und des Betrages aus der Buchung errechnet und ist an dieser Stelle nur noch der Netto-Betrag. Die *Bemerkung* wurde aus der Buchung übernommen, kann aber geändert bzw. ergänzt werden. Drücken Sie *Enter*. Es öffnet sich die Kostenarten-Liste. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/4/e/csm_portokasse16_c5f4952a76.png) Da diese Kostenarten individuell sind, folgt hier eine Liste, die Sie selbst füllen können: | Kostenart | Bezeichnung | |---|---| | 246 | PKW:Kraftstoff | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/c/e/csm_portokasse17_4ee3f11c0b.png) Haben Sie die Kostenart ausgewählt, können Sie mittels des Buttons *Verlassen* die Buchung abschließen. ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/0/2/csm_portokasse18_292af15a7a.png) Bitte prüfen Sie in Ihrem eigenen Interesse den alten und neuen Saldo in der dritten Spalte der Übersicht. Sollten Sie Differenzen feststellen, wenden Sie sich umgehend an Ihre/n Vorgesetze/n. [PDF anzeigen ](https://www.kalipzo.de/fileadmin/Dokumente/Handbuch/2.0Verkauf/Buchungen_Portokasse.pdf)