---
title: DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM (DMS)
url: "https://www.kalipzo.de/das-handbuch/module/dokumentenmanagementsystem-dms/"
date: 2020-11-26
modified: 2020-11-26
lastUpdated: 2020-11-26
---

# DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM (DMS)

1. [Home](https://www.kalipzo.de/)
2. [KALIPZO-Handbuch](https://www.kalipzo.de/das-handbuch/)
3. [MODULE](https://www.kalipzo.de/das-handbuch/module/)
4. DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM (DMS)

   Dokumentenverwaltung (DMS)
============================

 *kalipzo* bietet eine umfangreiche Dokumentenverwaltung (auch Dokumentenmanagementsystem (DMS) genannt).

Eine Übersicht aller bereits gespeicherten Dokumente finden Sie unter *Auswertungen/Dokumente*.

 Diese Dokumente sind nicht mit den durch KALIPZO erstellten zu verwechseln. Sämtliche Dokumente, die *kalipzo* erstellt, sind jederzeit wieder erstellbar und werden daher **nicht** als PDF gespeichert.

  Wo?
-----

 Dokumente können zu

- [Firma/Global (GL)](#c1000835)
- [Buchungen (AC)](#c1000850)
- [Artikeln, Dienstleistungen oder Inventar (OB)](#c1000862)
- [Aufträgen (OR)](#c1000867)
- [Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) (SU)](#c1000876)
- Auftragspositionen (OI) ist zwar vorgesehen, aber derzeit nicht aktiv

hinterlegt werden.

  Ansicht aller Dokumente
-------------------------

 Rufen Sie *Auswertungen/Dokumente* auf.

  ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/8/9/csm_DMS18_a3d2b77b84.png)

 Sie erhalten eine Übersicht aller Dokumente, die im DMS gespeichert sind.

Dokumente können hier nicht hochgeladen werden, da keine eindeutige Zuordnung zu den Datensätzen möglich wäre.

 ###  Dokument anzeigen

 Das markierte (blau hinterlegte) Dokument kann mit dem Button *Dokument anzeigen* direkt angezeigt werden.
 Voraussetzung hierzu ist, dass es einem der [hinterlegten Dokumenttypen](#c1000888) entspricht. Ansonsten haben Sie die Möglichkeit, das Dokument herunterzuladen und mit Hilfe Ihrer Software zu bearbeiten.

 ###  Dokumentendaten korrigieren

 Die von Ihnen vergebenen Daten können korrigiert werden. Dabei handelt es sich um den *Dokumenten-Kürzel-Typ* sowie die *Beschreibung*. Alle anderen Daten sind nicht änderbar. Sollten Sie den Namen des Dokumentes beeinflussen wollen, so geht dies nur vor dem Hochladen. Zur Not können Sie das Dokument herunterladen, umbenennen und erneut hochladen. Denken Sie dabei jedoch daran, das falsch benannte Dokument zu löschen.

Die Daten zum markierten (blau hinterlegten) Dokument können mit dem Button

*Dokumentdaten korrigieren* geändert werden.

  ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/b/a/csm_DMS19_af21787a54.png)

 Sie können nun eine neue *Klassifizierung* und/oder eine neue *Beschreibung* hinterlegen.

Speichern Sie dies mit *F2* oder mit *Enter*.

 ###  Filter setzen

 Bei intensiver Nutzung des DMS, sammeln sich viele Dokumente an.
 Um nun nach etwas zu suchen, können Sie sich mit dem Button ***Filter setzen*** eine Auswahl anzeigen lassen.

  ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/9/5/csm_DMS20_7005fa7bc8.png)

 Die *Dokumentennummer* wird fortlaufend von *kalipzo* vergeben, kann aber als Filterstart verwendet werden.

Die vorbelegten Sternchen sind ein Platzhalter für „Alle“. Wenn Sie dies so lassen, erscheinen beispielsweise die Dokumente mit allen Dokumententypen mit den anderen gewählten Filtern.

Der *Dokumenttyp* entspricht der von Ihnen angelegten [Klassifizierung](#c1000886).
 Der Filter ist ebenfalls nach *Dateiname*, *Dateiendung*, *Dateibeschreibung* sowie für einen *Import-Zeitraum* möglich.

Wenn Sie einen Textteil aus der Mitte eines der Felder benötigen, geben Sie dies mit voran- sowie hintenangestellten „\*" ein.

  ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/4/3/csm_DMS21_80b26354d1.png)

 Wenn die Filtereinstellungen fertig sind, wird die Auswahl mit *OK* angezeigt.

  ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/0/6/csm_DMS22_b9579d91cc.png)

 Nun hat sich der Button *Filter setzen* auf *Filter ändern* geändert. Außerdem finden Sie nun den Button *Filter löschen*, mit dem Sie die gesetzten Filter wieder entfernen können.

 ###  Sortierung

 Mittels des alternierenden Buttons *Sortierung: aufsteigend* bzw. *Sortierung: absteigend* können Sie nach den im Feld darunter wählbaren Feldern sortieren.

  ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/5/b/csm_DMS23_869aec990c.png)

 ###  Dokument herunterladen

 Mit dem Button *Dokument herunterladen* können Sie das ausgewählte Dokument auf Ihrem lokalen Gerät (PC oder andere) speichern.

  ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/5/f/csm_DMS24_19fa67e5b5.png)

 Sie können ein *Dokument löschen*. Beachten Sie hierbei jedoch, dass das Dokument dann unwiderruflich gelöscht wird. Daher erfolgt eine Kontrollabfrage.

  ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/6/c/csm_DMS25_865ce96c22.png)

 Wenn Sie diese mit *Ja* beantworten, erfolgt anschließend die Information, dass das Dokument gelöscht wurde.

  ![](https://www.kalipzo.de/fileadmin/_processed_/f/b/csm_DMS26_5e03033e4e.png)

 ###  Dokument per E-Mail senden

 Jedes Dokument kann per E-Mail versendet werden.
 Bitte beachten Sie hierzu die Anleitung[ E-Mails versenden](https://www.kalipzo.de/das-handbuch/bedienkonzept/ausgabe-von-dokumenten/#c1000122).

 *[PDF anzeigen](https://www.kalipzo.de/fileadmin/Dokumente/Handbuch/6.0Dokumentenverwaltung/Dokumentenverwaltung.pdf)*